Scrum – Definition, Erklärung & Anwendung

Scrum ist eine bestimmte Form des Projektmanagements, die vor allem bei agiler Softwareentwicklung angewandt wird. Dabei gibt es einige Rollen, Ereignisse und Regeln, die den Ablauf beschreiben. Gerade in der heutigen Zeit, die sehr schnelllebig ist, wird agiles Arbeiten immer wichtiger. Somit wird auch die Scrum Methode immer häufiger verwendet. Scrum lässt sich nämlich nicht nur auf Projekte anwenden, die mit Softwareentwicklung zu tun haben, sondern auch auf viele andere Bereiche. Wie das genau funktioniert, was es zu beachten gibt und welche Vorteile Scrum mit sich bringt, erklärt folgender Beitrag.

Scrum Team trifft sich für Meeting

Scrum – Was ist das eigentlich?

Scrum, Scrum Framework oder Scrum Methode. Das alles bezeichnet eine Form des Projektmanagements, die vor allem aus der agilen Softwareentwicklung bekannt ist. Dabei geht es darum als Team gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Sehr regelmäßige Absprachen, Austausch von Teams untereinander und Feedback der Verantwortlichen oder der Kunden sind essenziell.

Beim Scrum Framework geht es darum Aufgaben an Teams zu verteilen. Dabei werden klare Vorgaben an das Endprodukt gestellt, die Ausarbeitung erfolgt, aber eigenverantwortlich und selbst organisiert. Vor allem an klare Zeitpläne muss sich jedoch gehalten werden und Aufgaben müssen strukturiert und nach Priorisierung abgearbeitet werden.

Was Scrum genau ist und wie es abläuft, lässt sich aber am besten erklären, wenn man die Rollen vorstellt, sowie die Ereignisse erläutert, die während der Scrum Methode stattfinden.

Teammitglied steht vor Scrum Board mit Tickets

Wie funktioniert Scrum?

Beim Scrum Framwork gibt es drei verschiedene Rollen, die von den beteiligten Personen ausgeführt werden. Zudem gibt es fünf Events, die über die Zeit des Projektes immer wieder durchgeführt werden. Scrum kann sowohl intern als auch extern für Kunden angewendet werden und das Endprodukt muss auch nicht ein materieller Gegenstand oder eine Software sein. Trotzdem wird im Folgenden der Einfachheit halbe immer von Kunden und vom Produkt gesprochen.

Die Rollen bei Scrum

Die Scrum Methode sieht drei verschiedene Rollenbeschreibungen vor, die auf jedes Projektteam angewendet werden. Sie lauten Product Owner, Scrum Master und Teammitglied. Dabei sind die Namen allerdings nicht genau festgeschrieben. Während einer Softwareentwicklung, kann ein Teammitglied zum Beispiel auch Entwickler genannt werden.

Was allerdings festgeschrieben ist, sind die Aufgaben, die die jeweiligen Rollen übernehmen sollen. Dabei ist wichtig zu betonen, dass eine Rolle von mehreren Personen ausgeführt werden kann. Es sollten aber zu Beginn klare Verantwortlichkeiten definiert werden.

  • Product Owner

  • Scrum Master

  • Teammitglieder

Product Owner

Der Product Owner ist die Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Projektteam. Er trägt die größte Verantwortung. Kernelemente seiner Tätigkeit im Projekt sind regelmäßige Absprachen mit dem Kunden, das Erstellen eines Anforderungskatalogs für das Produkt und das Verteilen von Aufgaben.

Während des Projektes muss er alle Interessen der Stakeholder im Auge behalten. Also die des Kunden, der Mitarbeiter, des restlichen Unternehmens und ggf. auch die von Lieferanten oder sonstigen Beteiligten. Da dies viel Arbeit erfordert, ist der Product Owner nicht selbst in die Produktentwicklung eingebunden, sondern koordiniert nur.

Verschiedene Scrum Rollen kommen zusammen

Während es immer mehrere Scrum Master und Teammitglieder gibt, sollte es im Idealfall aber nur einen Product Owner geben. Das hat zum Vorteil, dass nur eine Person Anweisungen und Aufgaben verteilt und man sich nicht auf mehrere einstellen muss. Auch bei Problemfällen gibt es so eine Instanz, die kritische Entscheidungen treffen kann.

Manchmal muss der Product Owner auch nicht die Schnittstelle zum Kunden sein, da er selbst der Kunde ist. Ansonsten wird er oft vom Auftragsgeber oder von einem Teamleiter des Unternehmens besetzt.

Scrum Master

Die nächste Rolle in der Scrum Methode lautet Scrum Master. Während eines Projektes werden mehrere Teams mit eigenen Verantwortungen und Aufgabenbereichen gebildet. Angeführt werden diese Teams jeweils von einem Scrum Master. Er sorgt für die perfekten Arbeitsbedingungen im Team, koordiniert und ist in regelmäßigem Kontakt mit dem Product Owner.

Dabei greift er meistens selbst in die Arbeit mit ein und kann so das Team unterstützen. Die Anforderungen an das Produkt kann er allerdings nicht verändern, da diese vom Kunden und vom Product Owner vorgegeben sind. Bei der Priorisierung der Aufgaben kann er aber mitentscheiden, da er genau über die Kapazitäten und Skills seiner Teammitglieder Bescheid weiß.

Teammitglieder

Teammitglieder bilden die letzte Rolle im Scrum Framework. Sie entwickeln oder erstellen das eigentliche Produkt. Dabei organisieren sie sich in Absprache mit dem Scrum Master selbst. Aufgaben werden untereinander so aufgeteilt, dass alle Mitglieder ihre persönlichen Skills bestmöglich einsetzen können.

Weitere Hierarchieebenen gibt es nicht. Dadurch ist das komplette Team gleichgestellt und keiner kann über den anderen entscheiden. Nicht selten bekommen die Teammitglieder dabei spezielle Verantwortungen zugesprochen, um die sie sich kümmern müssen. Sie sind also sehr frei in der Organisation ihrer eigenen Arbeit, solange sie sich an die Produktvorgaben und Zeitpläne halten.

Es gibt nicht die perfekte Teamgröße für ein Scrum Team, jedoch zeigt die Erfahrung, dass eine Anzahl von fünf bis zehn Mitgliedern passend ist. Teams von dieser Größe sind groß genug, um eine Menge zu schaffen, aber noch klein genug, um sich intern gut zu organisieren.

Die Ereignisse während Scrum

Team trifft sich für Scrum Ereignis

Organisation ist das richtige Stichwort, um die verschiedenen Ereignisse während der Scrum Methode vorzustellen. Dabei geht es vor allem um die Sprints. Diese müssen geplant, durchgeführt und anschließend besprochen werden. Außerdem finden tägliche Absprachen statt, sodass alle Beteiligten auf einem Stand sind, was den Fortschritt des Projektes angeht.

  • Sprint

  • Sprint Planung

  • Daily Meetings

  • Sprint Review

  • Sprint Retroperspektive

Sprint

Ein Sprint ist dabei eine gewisse Zeitspanne, über die bestimmte Teile des Projektes vorangetrieben werden sollen. Die Dauer eines Sprints wird vorher festgelegt und ist über die Zeit eines Projektes in den meisten Fällen gleich. Meistens geht ein Sprint zwei Wochen lang, manchmal aber auch drei oder nur eine. Länger als einen Monat sollte ein Sprint aber nicht dauern.

Die vorher festgelegten Ziele sollten in einem Sprint erledigt werden. Nicht selten kommt es aber, gerade zu Beginn eines Projektes, vor, dass ein Sprint zu große Ziele und dementsprechend zu viele Aufgaben hat. Auch zu wenige Aufgaben können durchaus vorkommen. Aus diesen Erfahrungen muss dann gelernt werden, sodass man den nächsten Sprint besser und zielgerichteter planen kann.

Sprint Planung

Diese Planung der jeweiligen Sprints findet immer zu Beginn einer Periode statt. Dort wird besprochen was erreicht werden soll und wie es umgesetzt werden kann. Die Ziele können bestimmte Fortschritte in einem Bereich oder den Abschluss einer Komponente umfassen. Dabei stehen stets die Produktanforderungen im Vordergrund, an denen sich bei jedem Sprint orientiert werden muss.

Um die Ziele eines jeden Sprints zu erreichen, werden Aufgaben aufgeteilt und in kleinere Aufträge formuliert. Diese Aufträge oder Teilaufgaben werden in sogenannten Tickets zusammengefasst. Bei jedem Sprint werden, also eine Reihe von Tickets erstellt, die dann aufgeteilt und bearbeitet werden müssen. Fallen während des Sprints weitere Aufgaben auf, die in einem der nächsten Sprints angegangen werden müssen, werden diese ebenfalls schon in Tickets geschrieben.

Gängige Plattformen für solche Ticketsysteme sind Gitlab, Trello oder ClickUp. Dort bekommt man einen guten Überblick darüber, wer was im Moment bearbeitet, was bereits finalisiert wurde und was im jeweiligen Sprint noch aussteht.

Daily Meetings

Eine weitere Institution, um den Überblick zu bewahren, sind tägliche Meetings. Diese werden oft Daily genannt und finden jeden Tag zu einer festgeschriebenen Uhrzeit statt. Hier kann jedes Teammitglied dem Team kurz erklären, was es am vorangegangenen Tag erledigen konnte und was für den heutigen Tag geplant ist. Auch über Probleme, neue Lösungen und Erfahrungen kann gesprochen werden. Diese Dailys sollen aber nicht zu viel Zeit einnehmen. Daher sollte jedes Teammitglied sich so kurz wie möglich fassen.

Teammitglieder besprechen sich im Scrum Daily

Klassischerweise kommen zu diesem Anlass alle Leute zusammen, sodass persönlich miteinander gesprochen werden kann. Im heutigen digitalen Zeitalter können die Treffen aber natürlich auch über Videokonferenzen stattfinden.

Oft stellt man sich in die Mitte des Büros und bildet dort einen Kreis. Da in diesen Fällen über die Dauer des Meetings gestanden wird, werden Dailys auch teilweise Stand-Ups genannt. In anderen Fällen findet man sich in einem Meetingraum zusammen und projiziert das Board mit den Tickets groß an die Wand. So können die Teammitglieder anhand ihrer Tickets ihre jeweiligen Tage Revue passieren lassen.

Sprint Review

Eine Zusammenfassung von jedem Sprint findet am Ende ebenfalls statt. Im Sprint Review wird dem gesamten Team und vor allem dem Product Owner der Fortschritt im Projekt mitgeteilt. Abgeschlossene Teilprojekte werden gemeinsam angeschaut und diskutiert. So kann entschieden werden, ob das Ergebnis zufriedenstellend ist, oder ob im nächsten Sprint optimiert werden muss.

Im Gegensatz zu den kurzen Daily Meetings, sollte für ein Sprint Review eine längere Zeit eingeplant werden. Nur dann können alle zu Wort kommen und die getätigten Aufgaben können reviewt werden.

Sprint Retroperspektive

Neben dem Sprint Review, in dem vor allem die abgeschlossenen Aufgaben fachlich besprochen werden, gibt es noch die Retroperspektive. Dort wird ebenfalls über den abgeschlossenen Sprint geredet, jedoch geht es vor allem um soziale Aspekte. Wie hat man sich gefühlt? Wie lief die Zusammenarbeit, vor allem im Bezug auf Absprachen? Und was kann im nächsten Sprint dahingehend verbessert werden?

Auch hier sollte jedes Teammitglied zu Wort kommen, da jede Meinung zählt. Die Retroperspektive kann entweder im Anschluss an das Sprint Review stattfinden oder in einem gesonderten Meeting danach. Auf jeden Fall sollte es aber vor der nächsten Sprint Planung abgehalten worden sein, damit die Ergebnisse in die nächste Planung mit einfließen können.

Wo wird Scrum angewendet?

Scrum findet vor allem bei Projektarbeiten Anwendung. Gerade wenn es um Projekte geht, die sehr flexibel vorangetrieben werden müssen und bei denen viele Absprachen sinnvoll sind. Von Softwareentwicklungen bis hin zu Unternehmensberatungen. Die Scrum Methode findet immer mehr Fans und wird immer häufiger angewendet.

Dabei ist ein großer Vorteil, dass die Methode selbst auch sehr agil ist. So kann Scrum selbst von jedem Team angepasst werden, um die Ausrichtung bestmöglich auf das eigene Unternehmen oder ein spezielles Projekt zu projizieren.

Anwendungsbereiche vom Scrum Framework

Vorteile des Scrum Frameworks

Aber es gibt noch weitere Vorteile der Methode. Durch die klaren Vorgaben wann und wie miteinander kommuniziert wird, gibt es einen regelmäßigen Austausch über Fortschritte, aber vor allem auch über Probleme. Diese können dann schnell angegangen und gelöst werden. Das macht die Arbeitsweise sehr flexibel, wovon am Ende nicht nur jedes einzelne Teammitglied, sondern vor allem auch der Kunde profitiert.

Die klaren Absprachen sorgen zudem für eine hohe Transparenz der verschiedenen Tickets. So weiß jederzeit jeder Stakeholder woran gearbeitet wird, was bereits abgeschlossen wurde und was noch aussteht. Außerdem können Aufgabenpakete übersichtlich priorisiert werden, wodurch der Fortschritt während des Projektes immer vorangetrieben wird.

Schließlich eignet sich Scrum auch ideal dazu, Verantwortungen aufzuteilen bzw. selbst Verantwortung zu übernehmen. Die größte Verantwortung liegt zwar beim Product Owner, jedoch übernimmt jedes Teammitglied eine wichtige Rolle. Jeder ist für seinen Teilbereich verantwortlich und kann so lernen damit umzugehen.

Die Nachteile von Scrum

Das alles lässt sich in der Theorie immer schön darstellen. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die vor allem dann auftauchen, wenn das Team nicht zueinander passt. So muss am Ende jeder Projektleiter abwägen, ob für ihn die Vorteile oder die Nachteile überwiegen.

Ein großer Nachteil ist vor allem der Aufwand. Sprint Planungen, Reviews und Retroperspektiven müssen geplant werden und nehmen am Ende viel Zeit für sich ein. Auch die täglichen Meetings sind zwar jeweils kurz, aber zusammengerechnet häuft es sich schon. Zudem erfordert auch die ständige Kommunikation untereinander einen hohen Aufwand. All das kann die beteiligten Personen im schlimmsten Fall von der Arbeit abhalten, sodass mehr Zeit für die Methode, als für die eigentliche Bearbeitung verwendet wird.

Auch die Eigenverantwortung kann schnell negative Folgen haben. Durch fehlende Arbeitsvorgaben oder zu geringe Zielsetzungen kann die Produktivität gestört werden. An manchen Stellen machen klare Ansagen nämlich einfach Sinn. Gerade wenn Mitarbeiter mit klaren Vorgaben effizienter arbeiten.

Schließlich kann es zudem auch schnell zu zwischenmenschlichen Problemen kommen. Durch die ständige Kommunikation kann man Teammitglieder, mit denen man weniger gut klarkommt, nicht aus dem Weg gehen. So kann es zu Streitigkeiten kommen, die am Ende das gesamte Team negativ beeinflussen.

Fazit

Wie bereits erwähnt, muss am Ende jeder selbst wissen, ob das Scrum Framework der richtige Weg für ein Projekt ist. Die Erfahrung zeigt aber, dass gerade bei eingespielten Teams die Vorteile der Methode überwiegen. Vielleicht läuft bei den ersten Malen noch nicht immer alles perfekt, aber über die Zeit kann man Scrum immer weiter für sich selbst optimieren.

Auch bei Platri IT wird in einigen Projekten mit der Scrum Methode gearbeitet. Außerdem werden Teile der Methode auch in Teams eingesetzt, die sonst nicht damit arbeiten. Vor allem Dailys und regelmäßige Reviews der getätigten Arbeiten sind sehr sinnvoll für eine positive Unternehmenskultur.

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